Auftragsverarbeitung (AVV)
Vereinbarung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO für die Nutzung von Tasktopus AI. Stand: Juli 2026.
Hinweis: Verarbeitet Tasktopus AI in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten (z. B. Ihrer Mitarbeitenden oder Kund:innen), schließen wir auf Anfrage eine individuelle, unterzeichnete AVV auf Basis dieses Dokuments. Fordern Sie diese unter hallo@tasktopus-ai.de an. Die unterzeichnete Fassung geht im Zweifel dieser Online-Version vor.
1. Vertragsparteien
Auftragsverarbeiter (Anbieter):
JJO-Labs
Jan Jonas
Pemöllers Weg 20
22941 Delingsdorf
Deutschland
hallo@tasktopus-ai.de
Verantwortlicher (Kunde): die Person oder das Unternehmen, das Tasktopus AI im Rahmen des Hauptvertrags (AGB) nutzt.
2. Gegenstand und Dauer
(1) Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Verantwortliche im Rahmen der Nutzung von Tasktopus AI (SaaS) in die Plattform eingibt oder verarbeiten lässt.
(2) Die Dauer richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags (AGB). Die AVV endet automatisch mit dessen Beendigung.
3. Art und Zweck der Verarbeitung
Zweck ist die Erbringung der vertraglich vereinbarten SaaS-Leistungen: Speicherung, Organisation und Anzeige von Projekt-, Aufgaben-, Zeit- und Nutzerdaten sowie – soweit vom Kunden aktiviert – KI-gestützte Funktionen (z. B. Priorisierung, Zusammenfassungen). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung dieser Leistungen.
4. Kategorien betroffener Personen
- Mitarbeitende und Teammitglieder des Kunden,
- Ansprechpartner:innen und Kontakte des Kunden,
- ggf. weitere Personen, deren Daten der Kunde in der Plattform erfasst.
5. Kategorien personenbezogener Daten
- Stammdaten (Name, Rolle, Team),
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse),
- Nutzungs- und Aktivitätsdaten (Aufgaben, Kommentare, Zeiterfassung),
- vom Kunden freiwillig eingegebene Inhalte.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart.
6. Pflichten des Auftragsverarbeiters
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet.
(2) Er stellt sicher, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
(3) Er ergreift die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (siehe Ziffer 8).
(4) Er unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Möglichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten sowie bei Meldepflichten nach Art. 33/34 DSGVO.
(5) Er informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
7. Unterauftragsverarbeiter
(1) Der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern ist nur mit allgemeiner oder gesonderter Genehmigung des Verantwortlichen zulässig. Mit Abschluss dieser AVV erteilt der Verantwortliche seine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der nachstehend aufgeführten Unterauftragsverarbeiter.
(2) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein gleichwertiges Datenschutzniveau. Folgende Unterauftragsverarbeiter werden derzeit eingesetzt:
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Standort / Serverstandort | Garantie bei Drittlandtransfer |
|---|---|---|---|
| ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland | Hosting der Website und Plattform, E-Mail-Versand | Deutschland | – (kein Drittlandtransfer) |
| OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA | KI-gestützte Funktionen (Sprachmodell-API): Priorisierung, Zusammenfassungen, Risiko-Erkennung, Chat-Assistent | USA | Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), Data Processing Addendum |
(3) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen vorab über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern. Der Verantwortliche kann gegen solche Änderungen innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung Einspruch erheben. Erhebt der Verantwortliche begründeten Einspruch, bemühen sich die Parteien um eine einvernehmliche Lösung; kommt keine Einigung zustande, steht dem Verantwortlichen ein Sonderkündigungsrecht zu.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS),
- Zugriffs- und Berechtigungskonzepte (rollenbasiert),
- Zugangsschutz zu Servern und Postfächern,
- regelmäßige Datensicherungen,
- Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Missbrauch.
Die konkreten TOM werden dem Verantwortlichen als Anlage zur unterzeichneten AVV zur Verfügung gestellt.
9. Unterstützung und Betroffenenrechte
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen dabei, Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) zu beantworten, und leitet an ihn gerichtete Anfragen unverzüglich weiter.
10. Löschung und Rückgabe
Nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten oder gibt sie nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Der Kunde hat nach Vertragsende in der Regel 30 Tage Zeit zum Datenexport (vgl. AGB § 8 Abs. 5).
11. Nachweise und Kontrollen
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die zum Nachweis der Einhaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht angemessene Überprüfungen (z. B. durch Auskünfte oder anerkannte Zertifikate/Berichte).
12. Schlussbestimmungen
(1) Bei Widersprüchen zwischen dieser AVV und dem Hauptvertrag gehen hinsichtlich des Datenschutzes die Regelungen dieser AVV vor.
(2) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
← Zurück zur Startseite