RACI-Matrix Wer macht was?

„Ich dachte, du kümmerst dich darum.“ Dieser Satz kostet in Projekten viel Zeit. Die RACI-Matrix verhindert ihn, indem sie Zuständigkeiten auf eine Seite schreibt, die alle kennen.

Wofür

Zuständigkeiten eindeutig klären

Wann

Sobald die Arbeitspakete feststehen, und wenn neue Beteiligte dazukommen

Wer

Projektleitung, abgestimmt mit allen Beteiligten

Ergebnis

Eine Tabelle: Aktivitäten in den Zeilen, Rollen in den Feldern

Was bedeutet RACI?

Jeder Buchstabe steht für eine Rolle, die eine Person oder Gruppe bei einer Aktivität einnimmt:

• R – Responsible (Durchführung): erledigt die Arbeit. Es kann mehrere R geben.
• A – Accountable (Verantwortung): trägt die Gesamtverantwortung, entscheidet und nimmt das Ergebnis ab. Pro Aktivität gibt es genau ein A.
• C – Consulted (Beratung): wird vorher gefragt und bringt Fachwissen ein. Hier wird miteinander gesprochen.
• I – Informed (Information): wird über Ergebnis oder Stand informiert, muss aber nicht mitreden.

Vorsicht bei den deutschen Begriffen: „verantwortlich“ meint je nach Quelle mal R, mal A. In Tasktopus AI steht „R (verantwortl.)“ deshalb für die Durchführung. „A (rechensch.)“ steht für die Person, die Rechenschaft trägt. Klärt im Team einmal, wie ihr die Rollen versteht.

Wann lohnt sich eine RACI-Matrix?

• Wenn mehrere Abteilungen oder Firmen zusammenarbeiten, etwa Agentur und Kunde.
• Wenn Aufgaben liegen bleiben oder doppelt erledigt werden.
• Wenn neue Beteiligte dazukommen und schnell sehen sollen, wer wofür steht.

Ein Team aus drei Leuten mit klaren Rollen braucht meist keine RACI-Matrix. Ab etwa fünf Beteiligten oder einem externen Partner lohnt sie sich fast immer.

Schritt für Schritt

1. Aktivitäten auflisten. Arbeitspakete oder wichtige Entscheidungen, nicht jede Kleinigkeit. Sechs bis fünfzehn Zeilen reichen meist. Ein Projektstrukturplan ist eine gute Quelle.
2. Beteiligte festlegen. Personen, Rollen oder Abteilungen, die an den Aktivitäten mitwirken.
3. Zuerst das A vergeben. Wer entscheidet und nimmt ab? Genau eine Person pro Zeile.
4. Dann das R. Wer macht die Arbeit? Jede Zeile braucht mindestens ein R. A und R dürfen dieselbe Person sein.
5. C und I sparsam ergänzen. Nur wer wirklich gefragt oder informiert werden muss.
6. Prüfen und abstimmen. Zeilen und Spalten durchgehen (siehe unten) und die Matrix mit den Beteiligten besprechen, statt sie nur zu verschicken.

Die Prüfregeln

• Zeile ohne A: Niemand entscheidet. Zeile mit mehreren A: Streit ist vorprogrammiert.
• Zeile ohne R: Die Arbeit macht niemand. Sehr viele C: Jede Entscheidung dauert.
• Spalte mit vielen R: Diese Person ist vermutlich überlastet. Spalte ohne Eintrag: Braucht es die Rolle?

Beispiel: Website-Relaunch

Im Bild oben verteilt ein Agenturteam sechs Aktivitäten vom Konzept bis zum Go-Live. Zwei Dinge fallen auf:

• Der Kunde trägt selbst Verantwortung: Die Inhalte pflegt die Redaktion der Stadtwerke ein, rechenschaftspflichtig ist ihr Marketing. Das klärt früh, dass Texte keine Agenturaufgabe sind.
• Ein A häuft sich: Tom Albrecht ist bei drei Aktivitäten rechenschaftspflichtig. Als Projektleiter ist das gewollt. Fällt er aus, weiß das Team aber sofort, wo eine Vertretung nötig ist.

Typische Fehler

• Mehrere A in einer Zeile. Geteilte Verantwortung heißt am Ende oft: keine.
• Ein Gremium als A. „Lenkungsausschuss“ entscheidet nicht schnell. Besser eine Person, die das Gremium vertritt.
• Alle als C. Wer jeden fragt, wartet auf jeden.
• Zu fein. Eine Matrix mit 80 Zeilen liest niemand.
• Nicht abgestimmt. Eine Matrix, die jemand allein erstellt und verschickt, wird selten gelebt.

RACI-Matrix in Tasktopus AI

Häufige Fragen

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