Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen, die zu spät gefragt wurden. Die Stakeholder-Analyse sorgt dafür, dass du alle wichtigen Beteiligten kennst, bevor sie sich von selbst melden.

Wofür
Beteiligte erkennen und richtig einbinden
Wann
Zum Projektstart und erneut, wenn sich das Umfeld ändert
Wer
Projektleitung, am besten mit Auftraggeber oder Auftraggeberin
Ergebnis
Liste der Stakeholder mit Einfluss, Interesse und Umgang

Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Stakeholder sind alle Personen und Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben oder davon betroffen sind. Intern sind das etwa Geschäftsführung, Fachabteilungen, das Projektteam oder der Betriebsrat. Extern zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Behörden oder die Öffentlichkeit.

Die Analyse bewertet jeden Stakeholder nach zwei Merkmalen:

  • Einfluss: Wie stark kann diese Person oder Gruppe das Projekt fördern oder bremsen?
  • Interesse: Wie stark ist sie betroffen oder engagiert?

Aus beidem ergibt sich, wie du mit jemandem umgehst. Grafisch heißt das Einfluss-Interesse-Raster oder Power-Interest-Grid:

  • Hoher Einfluss, hohes Interesse: eng einbinden und regelmäßig abstimmen.
  • Hoher Einfluss, geringes Interesse: zufriedenstellen, knapp und gezielt informieren.
  • Geringer Einfluss, hohes Interesse: auf dem Laufenden halten. Hier kommen oft wertvolle Hinweise.
  • Geringer Einfluss, geringes Interesse: im Blick behalten, Aufwand klein halten.

Schritt für Schritt

  1. Sammeln. Wer ist betroffen, wer entscheidet, wer liefert zu, wer könnte blockieren? Lieber erst zu viele aufschreiben.
  2. Genauer werden. Gruppen aufteilen, wenn ihre Interessen auseinandergehen. „Die IT“ und „die Datenschutzbeauftragte“ wollen oft Verschiedenes.
  3. Bewerten. Einfluss und Interesse jeweils mit hoch, mittel oder niedrig einschätzen.
  4. Umgang festlegen. Je nach Einordnung entscheiden: eng einbinden, zufriedenstellen, informieren oder beobachten.
  5. Maßnahmen planen. Wer spricht mit wem, wie oft und in welcher Form? Daraus entsteht ein Kommunikationsplan.
  6. Regelmäßig prüfen. Einfluss und Interesse ändern sich, etwa nach einer Umstrukturierung oder kurz vor dem Go-Live.

Beispiel: Website-Relaunch

Im Bild oben hat das Projektteam sechs Stakeholder erfasst. Daraus folgt:

  • Marketing der Stadtwerke (Einfluss hoch, Interesse hoch): eng einbinden, wöchentliche Abstimmung.
  • Geschäftsführung (hoch, mittel): zufriedenstellen mit kurzen Statusberichten zu jedem Meilenstein.
  • IT-Abteilung (hoch, mittel): früh zum Hosting einbinden, bevor es zum Engpass wird.
  • Kundenservice (mittel, hoch): informieren und Feedback zu den neuen Formularen einholen.
  • Datenschutzbeauftragte (mittel, mittel): bei Formularen und Cookie-Hinweis beteiligen.
  • Bürgerinnen und Bürger (niedrig, hoch): rechtzeitig über den Relaunch informieren, vielleicht mit einem kleinen Nutzertest.

Typische Fehler

  • Stille Stakeholder vergessen. Betriebsrat, Datenschutz oder Einkauf tauchen sonst spät auf, oft mit einem Veto.
  • Nur Namen sammeln. Ohne festgelegten Umgang bleibt die Analyse folgenlos.
  • Zu grobe Gruppen. „Die Kunden“ sind selten eine einheitliche Gruppe.
  • Persönlich werden. Die Analyse lesen oft viele. Formuliere sachlich, was jemand braucht, nicht was du von der Person hältst.
  • Einmal erstellen, nie anpassen. Ein Wechsel in der Geschäftsführung kann die ganze Einordnung ändern.

Stakeholder-Analyse in Tasktopus AI

  • Als Tabelle am Projekt: Spalten Stakeholder, Einfluss und Interesse, jeweils mit hoch, mittel oder niedrig. Alle im Projekt sehen den aktuellen Stand.
  • Zum Projektstart vorgeschlagen: Bei neuen Projekten steht die Stakeholder-Analyse in der Methoden-Auswahl oben unter „Passt jetzt zum Projekt“.
  • Als Blatt drucken: Die Ansicht „Blatt“ zeigt die Liste als saubere Tabelle für Workshop oder Ablage.
  • Als Raster: Wer die Einordnung grafisch braucht, nimmt zusätzlich das Power-Interest-Grid (ab Pro). Es zeigt jeden Eintrag in einer 3×3-Matrix.
  • Tarif: in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen Starter.

Stakeholder-Analyse kostenlos anlegen

Im kostenlosen Starter enthalten. Keine Kreditkarte, keine Installation.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Stakeholder-Analyse und Power-Interest-Grid?

Das Power-Interest-Grid ist die grafische Form der Einordnung nach Einfluss und Interesse. In Tasktopus AI gibt es beides: die Stakeholder-Analyse als Tabelle im kostenlosen Starter und das Power-Interest-Grid als Matrix ab Pro.

Wie viele Stakeholder sind normal?

In kleinen Projekten oft fünf bis zehn, in großen schnell zwanzig und mehr. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern dass niemand Wichtiges fehlt.

Wer sollte die Stakeholder-Analyse sehen?

In der Regel das Projektteam. Weil Einschätzungen über Personen heikel sein können, formulierst du sie am besten so, dass sie jede betroffene Person lesen dürfte.

Ist die Stakeholder-Analyse in Tasktopus AI kostenlos?

Ja. Sie gehört zu den 12 Kernmethoden im kostenlosen Starter. Starter bleibt dauerhaft kostenlos für bis zu 3 Projekte und 5 Mitglieder.

Passende Methoden

RACI-MatrixFür jede Aufgabe klären, wer ausführt, wer verantwortet, wer berät und wer informiert wird. SWOT-AnalyseStärken, Schwächen, Chancen und Risiken gegenüberstellen und daraus Maßnahmen ableiten. SMART-ZieleZiele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert formulieren. MoSCoW-MethodeAnforderungen in Must, Should, Could und Won't einteilen und den Umfang klären.
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